Convention ANPT – Skolkovo Russie pour promouvoir les PME/PMI

Convention ANPT – Skolkovo Russie pour promouvoir les PME/PMI

MOSCOU- La convention de jumelage entre l’Agence nationale de promotion et de développement des parcs technologiques (ANPT) et la Fondation russe Skolkovo, signée mercredi à Moscou, constitue « un moyen pour promouvoir la création de PME/PMI dans le domaine des technologies de l’information et télécommunications », a indiqué son directeur-général Abdelhakim Bensaoula.

« Il s’agira d’établir un lien direct entre les deux institutions en vue de promouvoir la création de PME/PMI dans le domaine des TIC », a affirmé M. Bensaoula à l’APS juste avant d’apposer sa signature sur la convention conjointement avec le président de Skolovo Foundation, Dr Victor Vekselberg.

Le président de l’ANPT espère, à travers cet accord, le premier du genre avec une partie russe, « bénéficier de l’expérience russe dans les domaines d’incubation et de création de start-up par les jeunes promoteurs innovateurs algériens ».

Il a dans ce contexte mis en exergue la stratégie adéquate mise en place à cet effet par le ministère de la Poste et des technologies de l’information et de la communication.

Dans le secteur des TIC, l’ANPT est « en charge de la mise en place de parcs technologiques, le plus connu est le cyber parc de Sidi Abdallah. Nous sommes en train réaliser d’autres à Oran, Annaba et Ouargla », a indiqué M. Bensaoula, expliquant en outre qu’un Techno Parc est un écosystème intégré, axé vers la promotion et la facilitation de la création d’entreprises dans le domaine des technologies de l’information et de la communication ».

Le Techno park comprend entre autres, « un incubateur d’idées innovantes portées par nos jeunes et un hôtel d’entreprises permettant l’installation d’entreprises naissantes dans le domaine des TIC, tout en mettant à leur disposition les infrastructures nécessaires », a conclu le Directeur général de l’ANPT

 

La Gestion Électronique des Documents

La Gestion Électronique des Documents

Programme :

Volet Intervenants Heure
Présentation ANPT/Direction système d’informations DSI 09h00-09h30
Conférence  01 Expert GED 09h30-10h30
Conférence  02 Expert GED 10h30-11h30
Débat Participants/Experts 11h30-12h30
Pause-café / 12h30-13h00
Atelier pratique Participants/Experts 13h-14h00

 Intervenants :

Mr Akouas Tahar : Chef de projet au niveau du CERIST

Mr Yahia Ghiles :

Mr Khedraoui Tahar :

Descriptif :

La matinée a débuté avec une allocution de Mr Hidouche Yacine (DSI à l’ANPT). Une présentation de l’Agence Nationale de Promotion et Développement des Parcs Technologiques a été faite, notamment sa mission de synergie entre les différents secteurs et entités nationales, d’accompagnement/assistance des organismes publics petits ou grands activant dans le domaine des TIC.

L’accent a été mis également sur l’ensemble des partenaires du Multi locataires avec les quels l’ANPT collabore, l’incubation et la création de startup à l’incubateur et enfin le groupe d’experts que l’ANPT déploie pour accompagner les différentes missions.

Le challenge actuel est très particulier, car autant qu’acteur des TIC, l’ANPT doit ramener la technologie à niveau comparable. La GED est un élément qui s’inscrit dans cet axe permettant d’assurer une qualité de service minimale.

La parole a été ensuite passée à Mr Bensaoula (Directeur Général) pour souhaiter la bienvenue aux membres, mettre le point sur la différence entre la GED et la numérisation souvent confondues.

Les points traités :

La notion de GED, le problème d’insertion de la GED dans les entreprises, la difficulté de la formation.

La GED : est une technologie pour transformer les documents papier en documents numériques afin d’exploiter un système d’informations.

Elle puise dans le papier, internet, e-learning, Knowledge Management …Ect. Le gestionnaire GED doit chercher et valider l’information à introduire.

Le passage à la GED doit transiter  par la numérisation. Le gestionnaire doit :

  • Fixer des objectifs réalistes ;
  • Assurer la disponibilité des outils nécessaires ;
  • Impliquer la sphère dirigeante de pilotage.

Pourquoi numériser les archives ? Trois  objectifs essentiels :

  • Sécuriser ses connaissances et pérenniser ses archives : la destruction des documents originaux et uniques peut mettre en péril l’existence de l’entreprise. La GED permet de conserver ces documents souvent trop volumineux et assurer leur protection.
  • Gagner en productivité : la GED permet une exploitation facile par différentes personnes à la fois, un transfert rapide, un gain en place, une sauvegarde sur plusieurs sites (régionaux locaux), une recherche instantanée, une simplification des copies et un plus grand effort en matière de réflexion.

Numériser quoi ? L’entreprise doit effectuer un choix de départ basé sur un noyau représentatif, c’est-à-dire prendre en compte l’aspect pratique (degré d’utilité de l’information) pour définir l’ordre de numérisation. A titre d’exemple : une société de génie civile doit prioriser les plans avant les documents financiers.

Puis délimiter les taches en désignant un responsable pour piloter l’opération, et  les opérateurs chargés de numériser.

Les objectifs de la GED :

  • Mieux préserver le capital métier ;
  • Suivre et contrôler le cycle de vie de l’information ;
  • Renforcer l’image de marque de l’entreprise ;
  • Réorganiser efficacement les services de l’entreprise ;
  • Sécuriser l’accès aux informations ;
  • Diffuser l’information en interne/externe ;
  • Réduire les frais administratifs (photocopies…) ;
  • Connaissance du patrimoine de l’entreprise et meilleur orientation de l’avenir (historique) ;
  • Partage des connaissances de l’entreprise.

Les enjeux de la GED au niveau de l’entreprise :

  • Assimilation des archives à des documents non utilisés ;
  • La résistance aux changements.

Comment manager un projet GED :

Eclaircissement des concepts liés à la GED, car les connaissances sont différentes et confuses.

Le principal risque lié à la GED en entreprise c’est de se noyer dans les papiers.

La GED a deux objectifs stratégiques principaux :

1/ Préserver le patrimoine de l’entreprise ;

2/Améliorer la communication dans l’entreprise.

Il faut distinguer la GED de l’archivage, du record management et de l’ILM (Information Life cycle Management)

La GED relève d’un aspect pratique ;

L’archivage et l’archivage numérique relèvent des documents numériques natifs ;

Le record management est un document enregistré qui doit faire plusieurs aller-retour ;

L’approche générale retenue pour la mise en place de la GED est progressive comme suit :

Délimitation des taches ;

Définition du périmètre (documents à numériser en priorité) ;

Définition des indicateurs de mesures ;

Mise en œuvre (numérisation ;

Contrôle de qualité (conformité aux normes) ;

Validation ;

Rectification.

Les éléments clés du projet :

Référentiel documentaire unifié ;

Workflow paramétrable ;

Interface ergonomique simple pour l’utilisateur final ;

Point sur la résistance aux changements ;

Projet pilote puis généralisation.

Les clés du succès :

Implication de l’utilisateur final ;

Communication en permanence au tour du projet ;

Application des règles modernes de gestion de projet ;

Mise en place des moyens garantissant la continuité du système.

L’intégrité et valeur juridique :

Un projet de GED doit garantir au minimum :

Personnes habilitées à numériser ;

Procédé de numérisation visé ;

Respect des lois traitant la numérisation des documents ;

Garantie du matériel utilisé ;

Garantie de l’accès et du contrôle ;

Mise en place de procédures de contrôle de qualité.

Quelques bonnes pratiques :

Préparation des documents à numériser ;

Formalisation  des procédures ;

Scan des documents …. ;

Prise en compte du cout et temps de mise en œuvre.

Le débat :

Les participants ont essentiellement évoqué des questions d’ordre juridique.

1/Le souci de la formation technique à la GED au profit des instances juridiques ;

2/Le vide juridique concernant la recevabilité du document numérique;

3/La question de la signature numérique en Algérie ;

4/La question de la destruction des documents originaux pour arriver au zéro papier (ces derniers doivent être conservés pour certains contrôles externes) ;

5/La mise à niveau Nationale (faire valoir les documents et les signatures numériques au près des instances juridiques) ;

6/La confusion entre la baisse des couts permise par la GED et l’engagement de couts colossaux pour mettre en place cette dernière (logiciels d’indexation, licences.

Atelier pratique :

La journée s’est clôturée avec un atelier pratique ou a été présenté Openbee (application de gestion électronique des documents), et illustrée pratiquement.